Privacy statement BTS
BTS vindt de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. Wij verwerken Uw gegevens dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Met dit privacy statement informeren wij u over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
In dit privacy statement beschrijft BTS (hierna te noemen als “wij”) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat.
2. Wat is een persoonsgegeven?
Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of BTS beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren. Zo beschouwen wij het kenteken en chassisnummer van uw voertuig bijvoorbeeld ook als een persoonsgegeven.
3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens over u omdat u gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons, maar ook wanneer u gebruik maakt van onze diensten en ons daarmee gegevens verstrekt, dan wel ons in staat stelt gegevens vast te leggen over uw interesses en voorkeuren.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Als u met BTS een overeenkomst aangaat, hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig:
- naam en adres;
- contactgegevens(telefoonnummers / emailadressen)
- geboortedatum
- geslacht
- klantnummer(s)
- Nummer ID bewijs en BSN nummer (indien van toepassing)
- Sollicitatiebrieven / documenten
Daarnaast verwerkt BTS in het kader van de uitvoering een overeenkomst met u of het verlenen van een dienst aan u de volgende gegevens die we als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:
- chassisnummer en model van uw voertuig
- technische gegevens over uw voertuig
- kenteken van uw voertuig
- onderhoudshistorie van uw voertuig
- eigendomshistorie van uw voertuig (tenaamstellingsgegevens)
- andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst
Gegevens over jouw gebruik van onze diensten en/of producten
Als je gebruik maakt van diensten van BTS of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens (kunnen) worden gezien:
- gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer;
- jouw communicatievoorkeuren en instellingen;
- gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over jou opstellen aan de hand van jouw consumptiegedrag (bijvoorbeeld: de frequentie waarmee je een aankoop doet of dienst afneemt);
- surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties of cookies (zie ook artikel 9 van dit privacy statement);
- klanttevredenheidsgegevens;
- gegevens over jouw gebruik van Customer Care.
4. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat BTS hun persoonsgegevens verwerkt.
5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:
- Toestemming
- Uitvoering van een overeenkomst met jou
- Wettelijke verplichting
- Vervulling van een taak van algemeen belang
- Gerechtvaardigd belang van BTS of een derde
Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken, intern beheer.
6. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens
BTS verwerkt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van dit privacy statement.
- Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen de verantwoordelijke en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden [grondslag: 2, 5].
- Het afhandelen van bestellingen (inclusief facturering), het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling [grondslag: 2, 5].
- Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het vervullen van garantieverplichtingen en productherroepingen voor onze eigen dienstverlening, het afhandelen van klachten en verzoeken [grondslag: 2, 3, 4 of 5].
- Het in bepaalde gevallen onderhouden van communicatie om proactief contact met gebruikers op te nemen in het kader van voertuiggebreken of -storingen of om serviceafspraken te plannen inclusief het mogelijk maken van mobiliteitsservices [grondslag: 2 of 5].
- Het uitvoeren van marktonderzoek om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren [grondslag: 5].
- Het communiceren met betrokkenen en het bieden van een loyaliteitsprogramma [grondslag: 1 of 5].
- Jou benaderen met aanbiedingen of andere commerciële informatie. Je hebt daarbij altijd de mogelijkheid om je hiervoor af te melden door bezwaar te maken. Bij alle communicatie is aangegeven op welke wijze je dit kan doen [grondslag: 1 of 5].
- Het verbeteren van de inhoud van onze communicatie door deze op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen [grondslag: 5].
- Het (verder) ontwikkelen en verbeteren van nieuwe en bestaande producten en diensten [grondslag: 5].
- Het meten van klanttevredenheid, het bieden van managementinformatie en het bepalen van de algehele bedrijfsstrategie [grondslag: 1 of 5].
- Het organiseren van evenementen voor data-analysedoeleinden om producten of diensten te kunnen verbeteren of ontwikkelen, waarbij deelnemers van deze evenementen werken met persoonsgegevens in (pseudo)anonieme vorm – niet direct herleidbaar naar jou als natuurlijk persoon-, voor zover toegestaan onder toepasselijk recht [grondslag: 5].
- Het bieden van diensten op het internet en via app-functionaliteiten, inclusief het bieden van relevante commerciële berichten in deze apps [grondslag: 1, 2 of 5].
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en overeenkomsten [grondslag: 3, 4 of 5].
- Het verbeteren van datakwaliteit met behulp van adresvalidatie-technieken [grondslag: 5].
- Het koppelen en analyseren van cookies van onze websites aan bij ons bekende klantgegevens. Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen [grondslag: 1 of 5].
- Het kunnen aanbieden van een proefrit of anderszins tijdelijk beschikbaar stellen van een voertuig. Hierbij kunnen wij jou vragen je te identificeren met een geldig legitimatiebewijs en/of wanneer noodzakelijk maken wij een afgeschermd kopie van jouw rijbewijs of identiteitskaart/paspoort voor de duur van het gebruik van het voertuig + 2 maanden. Dit doen wij om jouw identiteit vast te stellen en om het mogelijk te maken om aangifte te doen wanneer het vermoeden bestaat van diefstal of er sprake is van aantoonbare schade of wangedrag. [grondslag: 2].
7. Delen met derden
BTS deelt jouw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van dit privacy statement:
- met gelieerde financiële dienstverleners met als doel aansluitende financiële diensten aan te bieden [grondslag: 2];
- met geautoriseerde dealers of servicepartners uit het distributienetwerk van de importeur(s) [grondslag: 1, 2 of 5];
- als wij wettelijk verplicht of bevoegd zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken [grondslag: 3];
- als wij een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik, kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. Dit kunnen ook handhavende autoriteiten zijn, zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders [grondslag: 3, 4 of 5];
- BTS kan jouw gegevens ook delen met andere bedrijfsonderdelen binnen de BTS groep voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, of vanwege gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals het voeren van een centrale administratie of klantenservice, en het analyseren van onze dienstverlening aan jou [grondslag: 5].
- met partijen die BTS assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn (denk aan accountants en (juridisch) adviseurs) [grondslag: 5];
- voor bedrijfseconomische doeleinden (zoals de verkoop van bedrijfsactiviteiten of aandelen of een reorganisatie) [grondslag: 5].
BTS gebruikt ook diensten van derde partijen die fungeren als ‘verwerkers’ (bijvoorbeeld hosting-dienstverleners, mobiliteitsdienstverleners en onderzoeksbureaus, met als doel marktonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van BTS.
Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zal BTS ervoor zorgen dat de wettelijk vereiste waarborgen worden genomen. Indien je nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, kan je contact opnemen met de privacy officer van BTS (zie artikel 12).
8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens overeenkomstig ons interne dataretentiebeleid en/of zo lang als u / jij belanghebbende bent bij BTS of interesse blijft tonen in de diensten van BTS, wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren, of wij op goede gronden menen gegevens te mogen bewaren, voor zover noodzakelijk.
Gegevens van sollicitanten worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij er toestemming gegeven wordt om dit langer te bewaren, dan is de bewaartermijn maximaal 1 jaar.
9. In kaart brengen websitebezoek
Wanneer je onze websites, diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en jou een betere, snellere en veiligere klantervaring te kunnen bieden. Als je geen cookies wenst, kun je die weigeren. Voor meer details over het gebruik van cookies verwijzen wij naar ons cookie statement.
10. Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben vastgelegd en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Hiervoor kun je contact met ons opnemen via de klantenservice. BTS zal zich inspannen om te reageren binnen de wettelijke termijn. Buitensporige verzoeken kunnen wij buiten behandeling laten.
Naast het recht op inzage heb je met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens de volgende rechten:
- het recht om jouw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van jouw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
- het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- het recht om jouw persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren;
- het recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens;
- het recht op beperking van de jou betreffende verwerking;
- het recht op dataportabiliteit;
- het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
- het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van BTS of een derde (afhankelijk van jouw persoonlijke omstandigheden).
Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou zelf is gedaan, vragen wij om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken.
11. Beveiliging en bescherming van gegevens
BTS past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. BTS heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.
12. Camera toezicht op onze locaties
Op onze locaties wordt mogelijk gebruikgemaakt van cameratoezicht. Als dit het geval is, wordt u hierop gewezen met diverse aandudingen zowel binnen als buiten het pand en op het terrein. Cameratoezicht passen wij toe als beveiligingsmiddel om de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers te borgen en om de bezittingen van ons en/of klanten te beschermen tegen mogelijk misbruik, diefstal/criminaliteit en andere vormen van ongewenst gedrag.
Deze beelden kunnen door ons gebruikt worden om vast te stellen hoe en door wie eventuele schade is aangebracht, om deze schade te verhalen op de betreffende veroorzakers, of om de beelden te gebruiken voor aangifte en/of als bewijsmateriaal in eventuele rechtszaken.
Bij het betreden van ons terrein of pand kunt u mogelijk herkenbaar in beeld komen waarbij deze beelden als persoonsgegevens gezien kunnen worden. Ons uitgangspunt is dat we niet méér gegevens verwerken dan nodig is om bovengenoemde doelen te bereiken, deze gegevens betreffen: foto- en videobeelden, datum, tijdstip en locatie waar(op) de opnamen zijn gemaakt.
Wij bewaren de gemaakte opnamen maximaal 2 weken, tenzij de opnamen nodig zijn voor het verhalen van schade, het doen van aangifte of als bewijsmateriaal. In dat geval bewaren wij de opnamen tot de claim dan wel gerechtelijke procedure is afgehandeld.
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Wij hebben hierbij zorgvuldig een afweging gemaakt tussen onze genoemde belangen versus de mogelijke inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de personen die mogelijk op de beelden worden vastgelegd.
Toegang tot de beelden is gelimiteerd tot alleen die personen die dit noodzakelijk voor hun functie dienen te gebruiken en altijd met inachtneming van strenge voorwaarden, zoals onder meer een geheimhoudingsplicht. Voor het beheer en onderhoud van onze systemen kan het nodig zijn dat onze leverancier inzage heeft in de systemen. Daarbij kan de leverancier ook mogelijk uw persoonsgegevens inzien. Dit gebeurt alleen als hier een concrete aanleiding voor is zoals hierboven benoemd en alleen indien hiertoe passende contractuele afspraken zijn gemaakt.
In sommige gevallen dienen wij op grond van een wettelijke verplichting gegevens te verstrekken aan derden, zoals de politie. Daarbij kijken we altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren met inachtneming van wat wettelijk van ons vereist wordt.
13. Uitlezen brandstofverbruik en delen met derden
In uw voertuig worden gegevens gegenereerd, verzameld en bewaard over brandstofverbruik. Bij deze zogenaamde “On-Board Fuel Consumption Monitoring” (OBFCM) wordt bijvoorbeeld de afgelegde afstand en het totale brandstofverbruik opgeslagen. Bij hybride en elektrische voertuigen betreft dit de verbruikte elektrische energie gedurende de levensduur van het voertuig.
Volgens Europese wetgeving (Verordening EU/2021/392) dienen wij deze gegevens van personenauto’s en lichte bedrijfswagens bij elk werkplaatsbezoek (reparatie, onderhoudsbeurt of APK) uit te lezen en samen met het chassisnummer door te sturen naar de fabrikant van uw voertuig en de RDW. Beide partijen dienen deze gegevens vervolgens door te sturen aan het Europees Milieuagentschap met als doel het vaststellen van het verschil tussen het brandstofverbruik met de WLTP-meetmethode en het werkelijke verbruik van voertuigen in de praktijk.
Omdat het de bedoeling is om de ontwikkeling van de werkelijke prestaties van het voertuig gedurende de geschatte levensduur te volgen, worden de gegevens voor een periode van 15 jaar voor hetzelfde voertuig verzameld en door het EMA voor een periode van 20 jaar bewaard. De gegevens worden na versturen niet door onszelf bewaard of voor andere doeleinden gebruikt. Het versturen van de gegevens vindt plaats middels beveiligde verbindingen.
Hoewel uw persoonlijke gegevens zoals naam en e-mailadres niet worden meegestuurd, zijn deze gegevens over brandstofverbruik in de Europese Verordening wel als persoonsgegevens aangemerkt. De AVG grondslag voor deze verwerking is Wettelijke Verplichting [grondslag 3]. Als eigenaar/berijder van het voertuig kunt u tegen deze verstrekking bezwaar maken. Dit dient u bij elk werkplaatsbezoek opnieuw kenbaar te maken bij ons. De serviceadviseur zal u hierop wijzen en indien gewenst ook uw bezwaar registreren: de gegevens worden dan niet verstuurd.
14. Contact
Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot dit privacy statement kun je contact opnemen met:
BTS Bedrijfswagens
t.a.v. P Schuitemaker
Onze privacy officer is bereikbaar per e-mail via info@bts-man.nl en per post via:
BTS Bedrijfswagens
T.a.v: ‘Privacy Officer’
Overspoor 22
1688 JG Nibbixwoud
15. Wijzigingen
De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In dit Privacy Statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Dit statement is voor het laatst herzien op 08-01-2025
Meer weten over BTS omgaat met uw persoonsgegevens?
Neem contact met ons op via
BTS
Overspoor 22
1688 JG Wognum
Tel: 0229 – 57 10 11
info@bts-man.nl
